Легипротранс на Turbo Planner восстановил методологию планирования СССР

Возможно эта знаковая статья, т.к. это первое восстановление методологии планирования проектно-изыскательских работ по оригинальным методикам СССР после многих лет засилья упрощенных методик планирования "90х", которые никак не могли ответить на каком основании берутся составы работ и плановые часы. Ленгипранс один из крупнейших проектно-изыскательных институтов России имеющий в штате  больше 1000 человек и оборот около 100 миллионов долларов в год произвел большую работу, чтобы восстановить наследие отцов в части шаблонов работ, норм трудочасов и методологии расстановки календарных связей согласно документообороту. В проведенной работе огромная заслуга ГИПа Ленгипротранса Дениса Смирнова, обсуждение с которым решения можно посмотреть на видео ниже. Сама методология подробно разобрана в этой статье.

"ПостПерестроечная" модель управления на Детализирующем Календарном Планировании (ДКП)

До того как рассматривать оригинальные методики СССР по ПИР/НИОКР нужно уделить внимание том во что они деградировали в лихие 90е. Однако даже это состояние было достижением для многих проектных организаций, т.к. другие просто бросили планировать и стали вести управление "на глазок", что неминуемо повлекло падение качества ПСД и хронические опоздания проектной документации к началу строительства, что в СССР было почти нонсенс.

В лихие 90е от полных моделей 1970х годов остались лишь фрагменты как методика ДКП, однако даже фрагмент мощной методологии СССР оказался по зубам Microsoft только к 2010 году

Несмотря на всеобщий развал и хаос в 90х годах в России развалить мощную культуру управления СССР оказалось не так-то и просто. Главные проектные организации все же следовали советским обычаям  планирования, что нужно делать хотя бы два простых шага:

1. Создавать создавать "проекты ГИПов" (желательно по шаблонам) состоящие из:
   - Заданий в разрезе групп проектирования (WBS делалась так, чтобы ответственным был руководитель группы проектирования)
   - Определение основных контрольных точек для синхронизации групп проектировщиков
2. Руководители групп проектирования потом расписывали составы работ по разделу, назначали исполнителей и определяли трудозатраты

Если первый шаг еще следовал культуре управления с высокой формализацией планирования, то второй шаг, который у нас называют "экспертными оценками", на Западе называют как есть, т.е. "ad hoc planning" или "планирование кое-как" или ближе по смыслу к русскому "планирование на коленке". Ведь никаких правил почему собственно менеджеры нижнего звена решили выдумывать каждый раз новые составы работ не было, а это грубо нарушает принципы управления качеством по модели ISO, где требуется стандартизация работ - отсюда и одна из причин падения качества ПСД. Второй момент, что совершенно непонятно из каких соображений ведущие специалисты в группах сами себе назначали трудочасы. Это все равно что просить себе контракт назначая цену без согласования с заказчиком и без обоснования цены как смета на нормах.

Тем не менее, двух шаговый цикл планирования "планы ГИПов => планы руководителей групп" было уже прорывом после хаоса "лихих 90х". Но что оказалось еще более интересным, что наши западные коллеги, которые учат нас жить, оказались в не меньшем Каменном Веке. Красота раскрашивания колбасок Ганта в западных системах управления проектами скрывала за собой то, что даже Microsoft Project Server 2007 и Oracle Primavera не имели никаких нормальных средств для создания детального плана подразделения. Поэтому планировщики в КогалымНИПИнефть придумали в Excel форму детализирующего состава работ, чтобы закрыть брешь функциональной недостаточности продукции Microsoft. Собственно эта форма и вошла в Turbo Planner как стандартная форма планирования и она потребуется нам и для полной реализации методики СССР, но не будет столь ключевой, т.к. лишь малая ее часть и необязательная.

Форма детализируюшего планирования в MS Excel позволяет не использовать Mirosoft Project Server, если клиент считает его юзабилити проигрывающим Microsoft Excel Services, а цену лицензирования завышенной

С помощью такой формы планировщики КогалымНИПИнефть детализируют работы по группам проектирования, рассылая их ведущим специалистам, после чего задачи попадают в "план ГИПа" и получается общий план проектирования.

Детализирующее Календарное Планирование (ДКП) на таких формах стало популярно и в России и даже в мире. До 2010 года топ-партнер Microsoft должен был обязательно владеть такой методикой ДКП для внедрения в проектных институтах в том или ином виде. Однако в 2010 году ситуация изменилась. Начиная Microsoft Project Server 2010 уже есть Web-интерфейс для детализирующего планирования как на картинке ниже. 

Если вы уже купили MS Project Server, тогда используйте его функцию детализации работ.
Опасайтесь мошенников, которые будут пытаться вам продать "решение" по детализации для MS Project Server.

С того момента как Microsoft вложил ДКП в коробку MS Project Server потребность в партнерских решениях тут отпала, если партнер планирует использовать MS Project Server, а не десктоп MS Project в связке с SharePoint Server. Но что интересно, на рынке довольно много жуликов, которые продолжают предлагать формы детализации работ проектным организациям уже купившим MS Project Server, причем идя на откровенное мошенничество. При обучении от проектной организации скрывается, что такая функциональность уже есть в MS Project Server, а далее предлагается за деньги купить какую-то поделку. Будьте осторожны, т.к. тот же Microsoft совершенно не следит за своими партнерами в таких способах заработка на откровенном обмане.

В случае кейса Ленгипротранса мы используем собственную коммуникационную модель через серверный Excel Services из Microsoft SharePoint Server Enterprise Edition с целью сокращения обучения персонала и экономии на лицензионных платежах Microsoft - сам MS Project Server не используется. Однако если бы он был лицензирован, то мы бы использовали его возможности.

К 2015 году можно сказать методика ДКП уже отжила свое и годится лишь как первый этап внедрения. Проектные организации и их клиенты и инвесторы хотят получить формальные способы расчета сроков и трудозатрат по нормам, а не взятые с потолка и зависимые от субъективных оценок. Кроме этого, все уже прошли этап купленных сертификатов "качества по ISO" и пришло понимание, что процессы должны быть стандартизированы и в принципе ДКП как бесконечное "ad hoc" планирования без закрепленных в шаблонах лучших практик, является опасным с точки зрения потенциальных дефектов ПСД. Тем не менее, ДКП оказался полезным этапом, т.к. фактически является экстремальным усечением полной методологии СССР, которая также использует "план ГИПа" и "план главспеца", но к ним добавляет формализацию составов работ, их связей и норм трудозатрат. Давайте рассмотрим как выглядит полная методология.

Суть методики СССР на шаблонах и нормах

На фотографии ниже шаблоны проектирования 1976 года, но как увидим далее в 2015 году даже традиционно сильная американская школа проектного менеджмента показывает отставание от методологии СССР в части формализации планирования связей, ресурсов и составов работ. Давайте разберемся что это такое. Но прежде всего учтите, что создатели методики СССР были конечно Конструкторские Бюро (КБ)  Военно-Промышленного Комплекса, а  проектировщики унаследовали "космические методологии" конструкторов. От ВПК осталась часть их обычаев и практик в безопасности как тотальное шифрование номерами групп проектирования, событий, документов и объектов, поэтому нужно привыкнуть читать "шифрованную методику", так что враги не догадаются проектируете ли вы дом или межконтинентальную ракету. Кроме тотального шифрования в культуре ВПК качество не пустой звук и формальность, а настоящая религия. Поэтому методология насквозь прошита концептом поддержки качества не в моделях начального уровня "по ISO", а концептом "непрерывной военной приемки", когда бесконечно идут "сдал-принял" на промежуточных событиях проекта (в ВПК США к слову тут есть похожее в так называемых "project gates", но уровень формализации был ниже СССР). И так, смотрим на картинку и расшифруем ее.

Советские шаблоны планирования ПИР/НИОКР на голову выше американских подходов в плане нормирования ресурсов и формальных процедур поддержки качества по жестким стандартам ВПК

Типовая сетевая модель СССР состояла из "событий", которые обычно являлись неким документом передаваемым между группами проектировщиков. Одно такое событие на диаграмме выше обозначено точкой. По горизонтальной оси отложено время как последовательность пронумерованных шагов. Точная длительность операции определится за счет нормы трудозатрат, которая указана в процентах разноски общего бюджета трудозотрат между точками. Далее по реестру контрольных точек можно автоматически создать сетевые связи и получить начало и окончание работ. Этот документ ниже, но давайте до конца разберемся сначала с этой диаграммой. По вертикали отложены номера "специальностей" по которым также есть нормы трудозатрат для разноски общего бюджета трудозатрат.

Таким образом, диаграмма на фотографии содержит:

• "Дорожные карты" (в методиках США timelines или roadmaps) для специальностей проектирования
• Нормы определения трудозатрат на специальность и отдельный документ

При реализации этого документа в Turbo Planner мы с Денисом Смирновым заметили, что шаблоны моделей проектирования имеют очень много похожих "минидорожных карт" для групп проектировщиков, которые также имеют такую реальную бизнес-сущность как "заказ-наряд" на проектирование в группу специалистов. Поэтому можно модель из альбома СССР представить как шаблон объекта собранный из шаблонов 2го уровня по специальностям. Эта реализация в Turbo Planner включая нормы показана на рисунке ниже.

Turbo Planner является единственным отраслевым решением для проектирования, которое поддерживает планирование трудочасов  специалистов по нормам из альбомов СССР

Отметим, что советские нормы ПИР/НИОКР не совпадают математически с классческими строительными нормами. Поэтому "строительное нормирование" как в Spider Project или же в строительном модуле Turbo Planner не подходят для реализации таких норм "сверху-вниз". Поэтому в Turbo Planner модуль шаблонов проектирования имеет собственную подсистему нормирования труда проектировщиков.

Давайте теперь посмотрим на реестр событий, который точками были отображены на первой диаграмме.  Обратите внимание, что все события это передача чего-то между двумя группами проектировщиков в стиле "сдал-принял". Это позволяет автоматически создать сетевые связи.

В СССР был формализован порядок создания сетевых связей между группами проектировщиков через модель передачи результатов (project gates в некоторых западных методиках)

В Turbo Planner автоматизировано создание связей в сетевой модели на основании кодировки входящих и исходящих документов. Отметим, что модели проектирования настолько сложны, что часто ручное создание связей граничит с невозможным.

Turbo Planner умеет автоматически создавать связи по методике СССР для проектирования, что показано на сквозном примере в данной статье на Шаге 4.

Общий бизнес-процесс планирования, отслеживания и подготовки отчетности по методике разработанной в СССР для проектировщиков и конструкторов состоит из следующих шагов:

1. Портфель проектов и первичные оценки методом аналога
2. "Планы ГИПов" на основании шаблонов объектов и разноска бюджета трудозатрат по нормам на специальности методов "сверху-вниз"
3. "Планы специальностей" на основании шаблонов заказ-нарядов на специальность и разноска бюджета трудозатрат специальности по операциям методом "сверху-вниз"
4. Автоматическое создание связей по портфелю проектов и расчет сроков
5. Анализ проекта на инициации
6. Детальный план от главного специалиста по специальности проектирования, уточнение трудозатрат и сроков методом "снизу-вверх"
7. Рассылка табелей и сбор факта
8. Формирование отчетов на модифицированной методике освоенного объема с расширенной аналитикой

Рассмотрим данные шаги подробнее

Шаг 1. Портфель проектов из объектов 

На первом шаге создается портфель проектов как реестр объектов по которым выполняются работы ПИР/НИОКР. Для каждого объекта и подобъекта проектирования указывается его тип путем выбора шаблона объекта. Предельные трудозатраты на уровне себестоимости от контрактной цены указываются как человеко-дни на объекте (аналог западной методики time bank).  Далее система автоматически распределяет лимиты по разделам и работам. Уточнение трудозатраты вы по нормам подразделений производится на этапе детализации работ

Шаг 2. "План гипа" 

После задания типа объекта в портфеле проектов по шаблону типового объекта создается его план со  ссылки на заказ-наряды по специальностям проектирования, что позволяет перейти к следующему шагу планирования специальностей. Автоматически по процентным нормам распределяются лимиты предельных трудозатрат по разделам на уровне минимальной плановой прибыльности. Далее вставляются шаблоны по специальностям и лимиты трудозатрат распределяются по конкретным операциям. Получение плановых трудозатрат от характеристик объекта проектирования делается на детальном планировании далее

Шаг 3. Раздача предварительных заказ-нарядов 

Заказ-наряды по специальностям создаются из шаблонов и сразу настраиваются на ответственного главспеца за данный блок работ.
Заказ-наряд на специальность состоит из

• Входящие документы. События входящих документов. Планирование приемки документов от смежников. 
• Работы по созданию документов. Выполнение работ с лимитами трудозатрат по изготовлению документов. Трудозатраты могут остаться в плане как лимиты, либо могут быть рассчитаны от характеристик объекта проектирования («от физическ. объемов») 
• Исходящие документы. События выпуска документов. 

 Входящие и исходящие документы определяют сетевой график производства работ, т.к. образуют входящие и исходящие связи специальностей

Шаг 4. Автоматическое создание связей 

Поскольку в шаблонах указаны входящие и исходящие документы, а также кто их создает и кто получает, система может автоматически создать связи между специальностями. Автоматическое создание связей между специальностями позволяет очень быстро создавать сетевые графики новых объектов, т.к. планировщику не требуется думать как создать сотни связей. Достаточно просто добавить нужные специальности в план.

Шаг 5. Анализ инициализации проекта 

После определения трудозатрат по лимитам или по детальным нормам «от объемов» получается ожидаемая себестоимость проекта. Исходя из трудозатрат Turbo Planner оценивает длительность работ. Связи Turbo Planner расставляет автоматически путем анализа входящих и исходящих документов и так может оценить длительность проекта. Руководство принимает решение о запуске проекта исходя из согласия с его стоимостью, сроками и наличия ресурсов по данным Turbo Planner

Шаг 6. Детальный план от главспеца 

Предварительный план содержит грубые оценки проекта. Для получения точных оценок трудозатрат и назначения исполнителей требуется получить детальный план от главспеца.


Если вернуться к методологии, то вне зависимости от способа ввода данных  главный специалист в группе детализует работы в шаблоне, в частности опеределяя:

• Указываются реальные исполнители работ 
• Уточняются трудозатраты относительно лимитов методом норм от «физических объемов» или экспертной оценкой
• Главспецом указывает ресурсы и часы для нестандартных задач 

В случае нашего кейса используются серверный Excel Services из Microsoft SharePoint Server для заполнения формы с детальным планом.

Форма детализируюшего планирования в MS Excel позволяет не использовать Mirosoft Project Server, если клиент считает его слишком сложным или слишком дорогим

Если у вас куплен MS Project Server 2010 и выше, то можно использовать его функциональность для тех же целей.

Если вы уже купили MS Project Server, тогда используйте его функцию детализации работ.

Шаг 7. Рассылка табелей проектировщикам

После задания исполнителей можно приступить к сбору факта. Если у вас нет MS Project Server, тогда Turbo Planner использует собственные табеля через формы MS Excel. Робот генерации форм табелей протестирован на объем до 1000 пользователей. Загрузки обратно в проект Turbo Planner делает практически мгновенно, т.к. загружает только что изменившиеся табеля.

Turbo Planner может табелировать персонал своим роботом генерации Excel-форм

Если же у вас уже есть MS Project Server, то вы можете только использовать механизм шаблонов и автоматики связей Turbo Planner, а табеля использовать стандартные.

MS Project Server может использоваться для табелирования проектировщиков, правда удобство форм табелирования и высокая стоимость лицензии на табелирования вызывают традиционные нарекания

Шаг 8. Рассылка отчетов руководству 

После получения информации из табелей в системе получается и плановая и фактическая информация, что позволяет строить план-фактные отчеты руководству.

Следует отметить, что методика составления отчетов по статусу работ проектирования в СССР была довольно продвинутой. Использовался модифированный метод "Освоенного объема" (Earned Value на Западе). Общий смысл метода в том, что отчет показывает сколько по себестоимости нужно было освоить на сегодня и сколько освоили. Традиционный западный подход анализировать освоенный объем в аналитике Иерархической Структуры Работ (ИСР, WBS). Однако методология СССР считала ИСР только техническим средством для разработки графика, а отчеты строились в аналитических справочниках ассоциированными с объектами проектирования, специальностями и видами работ.

Такие отчеты MS Project и MS Project Server или Primavera строить не умеют. Это может делать Turbo Planner за счет своих отчетов в которых используется функция "тиражирования аналитики". Смысл в том, что аналитический признак с суммарной задачи распостраняется на подчиенные. Поэтому если в шаблоне указать аналитику, то даже после детализации работ, новые работы автоматически получат полный набор аналитик для отчетности не требуя их указывать вручную.

Методика СССР для проектирования использует отчеты на модицированной методике "Освоенного объема". Обычный MS Project ее не поддерживает, но Turbo Planner позволяет строить такие отчеты за счет функции "Тиражирования аналитики" по задачам проекта

В заключение предлагаю презентацию решения по шагам, которую можно скачать со SlideShare