Управляемые контрольные точки и проектный документооборот

Управляемые контрольные точки довольно популярный сценарий управления проектами. Первоначально он был доступен только в очень дорогой системе HP PPM.

Суть идеи связать проекты на разных уровнях портфеле не жестко, а через контрольные точки. При этом точки сдвигаются не по-старинке через связи, а путем согласований изменений. Для реализации метода требуется минимум два процесса документооборота (workflow): запрос на изменение срока контрольной точки и запрос на подтверждение статуса завершения.

Основные выгоды метода:

Простота консолидации портфеля проектов, даже если проекты в разной структуре
Интеграция управления изменениями в проекте с классическим сетевым планированием
Высокая степень актуальности сроков и статусов достижений по контрольным точкам

Сценарий настолько ценный, что он был нами склонирован на платформу MS Project Server и процедуры согласований были реализованы через SharePoint. Это решение мы представляли на всемирной конференции Microsoft в Барселоне, этот же кейс стал первым промышленным внедрением MS Project Server 2010 и MS SharePoint Server 2010 в России и СНГ.

Запись кейса с управлением по контрольным точкам в Tricolor TV можно также посмотреть на Первом Интернет Канале по Управлению Проектами: Управляемые контрольные точки на базе MS Project Server и MS SharePoint

К SharePoint требуется бригада программистов и год времени

Однако реализация на SharePoint не лишена недостатков и HP PPM сохраняет преимущества. Дело в том, что SharePoint в своей модели подразумевает, что все будут изменять разработчики. Проще говоря, даже простейшее изменение требует длительного программирования. Я помню одного крупного клиента в ритейле с HP PPM, который был просто изумлен тем, что в MS Project Server с SharePoint нужно делать месяцами то, что консультант по настройке HP PPM может сделать за пару дней. Разные конструкторы для SharePoint от Nintex и Visio до SharePoint Designer и Turbo FlowPoint лишь упрощают сам процесс "рисования стрелочек". Сами манипуляции (actions) в процедурах документооборота все равно остаются уделом программистов.

Отдельный еще вопрос визуализация, т.к. для понимания статусов согласований по контрольным точкам требуются хорошие средства визуализации.

Помню коллеги из ритейла с HP PPM очень расстроились когда увидели, что владеть системой согласований на MS Project Server + SharePoint гораздо дороже чем HP PPM. Им так понравились индикаторы на формулах из MS Project Server, чего нет в HP PPM.

Однако был бы запрос рынка и если кто-то из поставщиков "тормозит", то найдется более шустрый поставщик, который все сделает. Все это сделало облако Clarizen.

Clarizen: процессы согласований и графические индикаторы без программирования

Clarizen предложили полный комплект для реализации управляемых контрольных точек:

Конструктор рабочих процессов (workflow) с языком формул позволяющим настройщику не программируя сделать очень быстро процедуры согласования как угодно
Индикаторы для статусов процедур согласований на формулах
Срабатывание процедур согласований "на лету", если пользователь ставит галочки на нужных объектах
Вложенные дорожные карты для визуализации контрольных точек

В MS Project Server + SharePoint мне пришлось создавать даже начальную версию решения за 4 месяца с 2мя разработчиками. В Clarizen я смог собрать аналогичное решение за 2 недели без программистов. Причем я еще изучал систему это время, теперь думаю я и мои консультанты могут делать такие решения со скоростью не хуже консультантов HP PPM, но не за миллион долларов как они. :) Решение гибче SharePoint, т.к. для его изменения 100% правды, что не требуется программировать. Индикаторы Clarizen похожи на MS Project Server, но поражает, что Clarizen способен такие индикаторы рассчитывать (MS Project Server от таких "мегаформул" просто падает).

Я снял два фильма. Первый пользовательский, показывающий как решение работает. Второй для специалистов, в котором показал как была сделана настройка.

На Первом Интернет Канале по Управлению Проектами вы можете посмотреть Как эта настройка была сделана

Выводы

Преимущества Clarizen

По моим наблюдениям Clarizen также превосходит SharePoint по скорости создания процессов согласования в проектах, как HP PPM превосходит SharePoint+MS Project Server. Фактически мы получили самый ценный функционал HP PPM по смехотворной цене.
Созданное Clarizen падение цены и времени создания решений по проектному документу делают такие решения доступные ровным счетом всем пользователям, даже с крошечными IT-бюджетами.
То что Clarizen это облако позволяет не только еще больше удешевить решение, но и позволяет подключать к созданию решений уникальных экспертов, который могут быть иногда даже в других странах. Очень часто это по цене, срокам и качеству очень и очень выгодно, т.к. местный рынок труда или услуг может быть испорчен (все хотят денег и ничего не хотят делать нормально). Глобализация в действии.
Индикаторы статусов Согласований на формулах Clarizen еще одно очень важное преимущество.
Вложенные дорожные карты для визуализации портфеля проектов воистину гениальное изобретение Clarizen, которое особенно оценят пользователи iPad, где экран невелик.

Надостатки Clarizen

Для очень сложной кастомизации, когда вы хотите изменить сам интерфейс пользователя программирование на SharePoint может остаться единственным выходом. Хотя Clarizen предлагает в своих конструкторах средства обращения к другим системам за данными, но переделка интерфейса самой программы невозможна.
Clarizen верен идее публичного облака, т.е. данные хранятся в центре обработке Clarizen. Однако возможна интеграция с VPN и Active Directory для изоляции ваших данных (гибридное облако).